ICT beleid: van on-premise naar de cloud
In 2021 drukte de coronacrisis nog steeds haar stempel op het ICT-beleid van De Meerwaarde. Tijdens de eerste lockdown werden er ruim 180 laptops uitgeleend om thuisonderwijs te faciliteren, Bij de tweede lockdown (vanaf de kerstvakantie, dus in januari 2021) waren dat er al ruim 300. In december 2021 werd opnieuw een lockdown afgekondigd, waarop er voorbereidingen zijn getroffen om ook hier thuisonderwijs te faciliteren in de vorm van leenlaptops. Het inzetten van deze laptops bleek niet nodig.
Afstandsonderwijs werd gegeven tot en met februari 2021. Door een snelle implementatie van Microsoft Teams in 2020 en een aantal situationele aanpassingen te maken in het ‘digitale ecosysteem’ voor de leerling met Itslearning als digitale bron voor het lesmateriaal kon toch nog goede invulling worden gegeven aan het afstandsonderwijs. In deze periode van afstandsonderwijs en thuiswerken groeide het besef dat onze ICT infrastructuur slechts met veel extra inspanningen aangepast kon worden aan het gevraagde flexibele afstandsonderwijs. We realiseerden ons, dat onze zogenaamde ‘on-premise’ omgeving waarbij onze ICT systemen fysiek lokaal aanwezig en beheerd worden debet waren aan de inflexibiliteit; een lokale infrastructuur werkt lokaal uitstekend, maar buiten de muren van ons onderwijsgebouw niet meer, tenzij daar met veel inspanningen op afstandsonderwijs werd overgeschakeld en met nog meer inspanningen werd teruggeschakeld naar onderwijs in het onderwijsgebouw.
Om deze inflexibiliteit op te heffen, heeft De Meerwaarde een aantal stappen genomen in 2021 die in het jaar 2022 worden gecompleteerd. Zo wordt er van een on-premise omgeving gemigreerd naar een cloud-omgeving. Hierdoor zijn Medewerkers en leerlingen niet meer afhankelijk van de ICT- infrastructuur op locatie. In 2021 is om die reden dan ook een start gemaakt met een pilot. Leerlingen bij Team Zorg en Welzijn 3 op De Meerwaarde hebben een persoonlijke laptop ontvangen. Deze laptop functioneert binnen het nieuwe cloudplatform, Microsoft Azure. Deze pilot is zeer positief ontvangen, en een principebesluit is genomen om per leerjaar 2022-2023 te starten met een device per leerling in leerjaar 1. Deze devices zullen op een soortgelijke manier worden ingericht. Ook medewerkers, zowel docenten als onderwijsondersteunend personeel, worden (indien nodig) voorzien van een persoonlijke laptop waarmee zij locatieonafhankelijk hun werk kunnen doen. Het voornemen is om dit in de tweede helft van 2022 te realiseren.
ICT-medewerkers
Team ICT op De Meerwaarde bestond in januari 2021 uit 7 medewerkers (één hoofd ICT, twee medewerkers ICT, één systeem- en netwerkbeheerder en drie applicatiebeheerders). Deze situatie is sinds oktober 2022 veranderd. Op moment van schrijven is de functie ‘Hoofd ICT’ niet ingevuld en zijn de coördinerende taken verdeeld over de systeem- en netwerkbeheerder en de informatiemanager van De Meerwaarde. De afdeling en de directie bezint zich nog over het vervolg.
De gevolgen van de coronacrisis hadden impact op de werkzaamheden van de ICT-medewerkers, met name door nieuwe werkzaamheden met betrekking tot het uitlenen en innemen van leenlaptops die werden verstrekt aan leerlingen en medewerkers.
Samenwerking met ICT-partners
In 2020 is er een aanbesteding gedaan om een nieuwe ICT-beheerder te selecteren voor De Meerwaarde. Deze aanbesteding is zowel qua procedure als uitkomst succesvol verlopen. De nieuwe partner voor het ICT beheer is Veltwerk, een bedrijf gespecialiseerd in ICT-oplossingen voor VO- scholen. De eerste ervaringen met de expertise en werkwijze van Veltwerk verzekeren ons van een bestendige kwaliteitsverbetering met concrete efficiency verbeteringen.
Veltwerk heeft ervaring met stappen die De Meerwaarde in de toekomst van plan is te nemen, zoals de migratie naar een voornamelijk cloud-gebaseerde omgeving. Daarbij wordt rekening gehouden met specifieke vraagstukken die voor scholen van belang zijn, zoals de inrichting van het ‘digitale ecosysteem’ waarin de leerling werkt.
ICT middelen en projecten
Aanpassingen netwerkinfrastructuur vanwege verbouwingen
Er wordt gebouwd op De Meerwaarde, en wel aan een nieuwe Techniekhal waarin technieklessen worden gegeven aan bassischoolleerlingen én VMBO-leerlingen van De Meerwaarde. Daarnaast komt er een zogenaamde ‘Huiskamer’ waar de leerlingen bijvoorbeeld zelfstandig kunnen leren.
In de school zijn een aantal interne verbouwingen, zoals bij de afdelingen EBC, Groen en Facilitair. Team ICT heeft deze afdelingen ondersteund bij het verhuizen van de hardware en heeft ICT- voorzieningen gerealiseerd op de nieuwe werkplekken. Daarnaast zijn de voorbereidingen getroffen voor de ICT-infrastructuur van de nieuwbouw.
Implementatie 2-Factor Authenticatie
Vanwege de toenemende digitale dreiging is het ook op De Meerwaarde nodig maatregelen te treffen om de data van de school, de medewerkers en de leerlingen te beschermen. De implementatie van 2-Factor authenticatie is naast de cloud-migratie een grote stap op dat gebied.
Implementatie Selfservice voor gebruikers
De Meerwaarde hanteert een wachtwoordbeleid waarbij de wachtwoorden van gebruikers verlopen. Voorheen diende een medewerker of leerling in dit geval zijn of haar wachtwoord op school te veranderen. Met de implementatie van Selfservice is wederom een deel van de inflexibiliteit van verplicht op locatie van De Meerwaarde moeten zijn, opgeheven. Gebruikers kunnen nu onafhankelijk van locatie via een speciale website zelf hun wachtwoord resetten.
Pilot – Device per leerling en medewerker
De voorbereidingen om leerlingen te voorzien van een persoonlijk device zijn in volle gang. Inmiddels draait er een pilot bij Team Zorg & Welzijn 3 met 110 leerlingen. Al deze leerlingen hebben een persoonlijke laptop. Met dit team is inmiddels 2 keer geëvalueerd, en zowel de docenten als de leerlingen zijn zeer positief over deze manier van werken.
Vanuit het project ‘Flexibel en Wendbaar onderwijs’ is er een besluit genomen dat De Meerwaarde vanaf leerjaar 2022-2023 wil starten met een device per leerling in de eerste klas. Hierbij schaffen de ouders/verzorgers het device aan middels koop ineens of een maandbedrag. De Meerwaarde ontzorgt de ouders/verzorgers compleet in het beheer van het device middels een all-in service en garantiepakket.
In 2022 wordt het plan uitgewerkt om iedere medewerker te voorzien van een eigen persoonlijk device om de flexibiliteit van het onderwijs verder te ontwikkelen.
Informatiemanagement
Algemeen
Informatiemanagement is als nieuwe discipline in 2020 opgestart. De toename van ICT in de organisatie en de immer doorgroeiende ICT mogelijkheden nopen tot goede afstemming tussen de verschillende ICT systemen als zodanig en de onderliggende processen.
De goede afstemming is van doorslaggevend belang om de juiste keuzes qua ICT inzet te borgen inclusief de implementatie van de onderling afgestemde beleid en processen. Daarmee wordt bijgedragen aan de doelmatigheid van de algehele bedrijfsvoering.
Wat is informatiemanagement op De Meerwaarde?
De informatiemanager is verantwoordelijk voor informatiemanagement/informatiebeheer, dat wil zeggen het vertalen van de informatiebehoeften die vanuit verschillende werk- en bedrijfsprocessen van het onderwijs en bedrijfsvoering ontstaan in informatievoorziening. De informatiemanager is namens de gebruikersorganisatie verantwoordelijk voor de aanwezige informatievoorziening en daarbij ingezette informatiesystemen. De kerntaken van informatiemanager zijn:
- Vertalen van de behoefte van het onderwijs en bedrijfsvoering naar een optimale informatievoorziening.
- Vertalen van de behoefte van het onderwijs en bedrijfsvoering naar een optimaal gebruik van het applicatielandschap.
- Ontwikkeling/ innovatie in informatievoorziening en het applicatielandschap.
Visie, planvorming en uitvoering
In 2021 is vanuit de perspectieven visie, planvorming en uitvoering aan verschillende doelen gewerkt.
Vanuit de perspectief visie is er een start gemaakt met het komen tot een visie op informatiemanagement. In 2022 wordt dit verder vorm gegeven.
Ook voor het thema Informatiemanagement geldt, net als bij het onderwerp IBP, dat Kennisnet een belangrijke partner is. Kennisnet heeft in haar jaarplan 2022 (Kennisnet-Jaarplan-2022- Waardengericht-digitaliseren) de ambitie uitgesproken om scholen ook op het vlak van informatiemanagement verdergaand te ondersteunen. De informatiemanager is nauw betrokken bij de ontwikkelingen en lid van de werkgroep FORA (Funderend Onderwijs Referentie Architectuur) en betrokken bij de opstart van een werkgroep Informatiemanagement van Kennisnet. FORA is een referentiearchitectuur dat bij draagt aan inzicht in informatie en regie op ICT.
Vanuit de perspectief planvorming ligt de focus op “grip op data” en “optimale gebruikersondersteuning”. Daarnaast is er blijvend aandacht voor digitale vaardigheden voor medewerkers en leerlingen. Vanuit IM is geparticipeerd in:
-
- Project Flexibel & Wendbaar (FWO). Een goede digitale infrastructuur is van doorslaggevende betekenis voor het welslagen van FWO;
- Project device per leerling als spin-off van FWO;
- Opstellen van de digitale roadmap;
- Voorbereiding nieuwe personeelsportaal;
- Voorbereiding proces- en ICT-verbetering m.b.t. inkoopprocessen;
- Voorbereiding onderzoek naar mogelijke vervanging van applicatie t.b.v. LOB;
- Voorbereiding nieuwe werkwijze inkoop.
Vanuit de perspectief uitvoering werkt de informatiemanager nauw samen met de functionele beheerders uit het onderwijs. Dit zijn docenten die naast hun docenttaken een taak hebben m.b.t.
het beheren van 1 of meerdere onderwijsapplicaties. Hierbij speelt afstemming met de applicatiebeheerders van de afdeling ICT ook een belangrijke rol.
In het afgelopen jaar is gewerkt aan het verder uitbouwen van deze samenwerking en afstemming tussen de beheerders uit het onderwijs en de applicatiebeheerders van de afdeling ICT. Vanuit Informatiemanagement is geparticipeerd in:
- Procesverbetering voor digitale en folio leermiddelen;
- Voorbereiding implementatie nieuwe applicatie t.b.v. dyslexie;
- Voorbereiding herinrichting digitaal personeelsdossier t.b.v. uitvoering AVG wetgeving;
- Deelname aan pilot Software catalogus (Kennisnet) t.b.v. applicatielandschap in kaart brengen;
- Optimalisatie van diverse bedrijfsvoeringprocessen door inzet van InSite.
Informatiebeveiliging (IBP) en privacy (AVG)
In 2020 is het project informatiebeveiliging en privacy (IBP) afgerond, waarmee er een stevige basis stond m.b.t. IBP. Vervolgens is in 2021 de regiegroep IBP gevormd voor het blijvend (door)ontwikkelen van de zaken rondom IBP. De taak van privacy coördinator is ad interim overgenomen door de informatiemanager. De informatiemanager is nu voorzitter van de regiegroep IBP. De regiegroep IBP wordt verder gevormd door in totaal 3 medewerkers van de afdeling ICT, personeelszaken en het team Expertise- en Begeleidingscentrum.
Uit de monitoringsrapportage die eind 2021 door de functionaris gegevensbescherming (Lumen Group), is opgesteld blijkt dat De Meerwaarde nog steeds een bovengemiddelde score heeft ten aanzien van IBP binnen het voortgezet onderwijs. Dat is een bemoedigend, maar onze ambitie gaat verder dan dat; op alle elementen van het controleraamwerk hebben we ons ten doel gesteld om op score “4” te komen en blijven. Op 2 van de 10 elementen hebben we dat bereikt. Ten opzichte van het jaar ervoor zijn de scores van alle elementen verbeterd.
Aan bewustwording bij de medewerkers is op verschillende manieren vorm gegeven. Een tweetal voorbeelden:
- Datalekken worden in de medewerkers nieuwsbrief, indien relevant, gedeeld met collega’s en toegelicht;
- Alle medewerkers werken inmiddels met twee factor authenticatie wat de kans op misbruik van een account van een medewerker sterk inperkt. Het risico op het ontstaan van datalekken is hiermee teruggedrongen. Medewerkers zijn geïnformeerd waarom twee factor authenticatie bijdraagt aan extra informatiebeveiliging.
Door de toenemende digitalisering en dreiging van buitenaf is informatiebeveiliging steeds belangrijker geworden. Op het gebied van informatiebeveiliging zijn diverse ICT investeringen gedaan om o.a. het risico op phishing en ransomware te verlagen. Informatiebeveiliging heeft ook nadrukkelijk de aandacht van de software leveranciers. Leveranciers zoals AFAS en Topicus (Somtoday) hebben informatie gedeeld over de inspanningen die zij hebben gedaan in relatie tot informatiebeveiliging.
Vanuit de regiegroep IBP worden de ontwikkelingen van het netwerk IBP van Kennisnet gevolgd. De informatiemanager is lid van dit netwerk. Onderwijsinstellingen werken binnen dit netwerk samen aan IBP.