Risicomanagement
Om de kwaliteit van het onderwijs, de bedrijfsvoering en de continuïteit van de organisatie te bewaken, maken wij gebruik van het instrument ‘risicomanagement’. Door een risicoanalyse uit te voeren, krijgt de organisatie vroegtijdig inzicht in mogelijke knelpunten in de bedrijfsvoering. Zo kunnen wij vroegtijdig maatregelen treffen om risico’s te beheersen.
De risico’s worden jaarlijks intern geïnventariseerd. Hierover wordt gerapporteerd door middel van een risicoparagraaf bij de begroting. De inventarisatie van de risico’s per ultimo 2021 omvat de volgende punten:
LWOO en PRO Bekostiging
De landelijke criteria voor LWOO zijn vanaf 2019 losgelaten. Het Samenwerkingsverband heeft in 2021 vanuit een doelgroepbenadering zelfstandig afspraken gemaakt. Met betrekking tot PrO zijn de landelijke criteria uiteindelijk toch blijven gelden.
De LWOO-bekostiging die we voorheen ontvingen zal in de nieuwe doelgroepbenadering zoals die is vastgelegd in het meerjarenperspectief van het Samenwerkingsverband qua omvang voor De Meerwaarde vergelijkbaar zijn. De benoemde risico’s in de voorgaande meerjarenbegroting zijn daarmee weggenomen. Wat overblijven zijn de reguliere begrotingsrisico’s die gelden voor elk samenwerkingsverband passend onderwijs.
Vermogen
De Inspectie voor het Onderwijs hanteert sinds 2020 een nieuwe signaleringswaarde; het normatieve publieke eigen vermogen. Volgens een vast rekenmodel wordt deze berekend en vergeleken met het werkelijke publieke vermogen van de instelling. De Meerwaarde heeft thans een bescheiden bovenmatige reserve. Onderstaande opstelling geeft de omvang van de bovenmatige reserves weer.
De Meerwaarde heeft ten opzichte van andere VO-scholen significant meer vermogen in de gebouwen zitten. Het bovenstaande model geeft aan dat vermogen in gebouwen tot lager Normatief Publiek Vermogen leidt dan wanneer het vermogen in andere activa zou zitten. Deze berekeningswijze verklaart de bovenmatige reserve. Dat zal in het jaar 2022 alleen maar toenemen, omdat we dan de eigen investering van afgerond €2,5 miljoen in de eigen bijdrage in het Techniekcentrum, de eigen bijdrage in de Huiskamer en de verbouwing opnemen in de post Gebouwen; er “verschuift” vermogen van overige activa (100%) naar gebouwen ((0,5 x 1,27) /100% = 63,5%). En daardoor neemt de bovenmatige reserve wederom toe; aanvullend met € 912.500.
Daarnaast is er een tegengestelde beweging die de bovenmatige reserve verkleint. De bepaling van de onderhoudsvoorziening zal toenemen door de invoering van de zogenaamde componentenmethode, waardoor het werkelijke eigen vermogen zal afnemen. De toepassing van de componentenmethode zal naar verwachting in boekjaar 2023 plaatsvinden.
“Het aantal leerlingen per 1 oktober is bepalend voor het bedrag van de bekostiging voor het volgend kalenderjaar.”
Aantal leerlingen
Het aantal leerlingen per 1 oktober is bepalend voor het bedrag van de bekostiging voor het volgend kalenderjaar. De bekostiging wordt echter vertraagd toegekend: de bekostiging van het kalenderjaar is gebaseerd op de bepaling van het leerlingaantal in het voorgaande kalenderjaar. Bij een stijging van het leerlingenaantal betekent dit, dat de groeiende inzet van personeel als gevolg van de groei van het leerlingenaantal eerst zelf opgevangen moet worden. Dat geldt ook voor de hogere kosten voor facilitair en ICT. Een sterke stijging in het leerlingenaantal is dan ook een risico.
Het aantal leerlingen per 1 oktober is bepalend voor het bedrag van de bekostiging voor het volgend kalenderjaar. De bekostiging wordt echter vertraagd toegekend: de bekostiging van het kalenderjaar is gebaseerd op de bepaling van het leerlingaantal in het voorgaande kalenderjaar. Bij een stijging van het leerlingenaantal betekent dit, dat de groeiende inzet van personeel als gevolg van de groei van het leerlingenaantal eerst zelf opgevangen moet worden. Dat geldt ook voor de hogere kosten voor facilitair en ICT. Een sterke stijging in het leerlingenaantal is dan ook een risico.
Het blijft de komende jaren een aandachtspunt om het leerlingenaantal goed te volgen en vooraf in te schatten. Voor de komende jaren zijn de leerlingenaantallen begroot op basis van de gegevens van de basisscholen en de verwachte uitstroom. We zijn hierbij uitgegaan van een stabiel marktaandeel, maar de laatste 2 jaren laten juist een daling zien. Tegelijkertijd geldt dat de geprognosticeerde instroom wel wordt gehaald, maar dat we tegelijkertijd te maken hebben met minder zij-instroom. De prognose voor de jaren 2022 en verder zijn gebaseerd op het lagere marktaandeel.
MBO in Barneveld
Met MBO Amersfoort hebben we sinds 2015 een samenwerking voor de verzorging van MBO Onderwijs in Barneveld. In 2020 is de samenwerking opnieuw bekrachtigd, door een hernieuwde samenwerkingsovereenkomst.
Voor het gebruik van de onderwijslocatie aan de Zonnebloemstraat zijn in kalenderjaar 2020 nadere afspraken gemaakt om de huisvesting aan de Zonnebloemstraat te verlengen en wel zodanig dat de locatie kan worden gebruikt totdat de transitie naar de nieuwe opleiding BBO – Barnevelds Bouw Opleiding – heeft plaatsgevonden.
Het gebruik van de locatie Zonnebloemstraat kent naar de toekomst onzekerheden. We willen de locatie verlaten en BBO samen met BTO huisvesten in een ‘Techniekhuis Barneveld’. Meerdere mogelijkheden voor de nieuwe locatie zijn onderzocht en bleken niet geschikt genoeg. Wanneer niet tijdig een BBO locatie wordt gevonden, dan zou dat tot gevolg hebben, dat intrek genomen moet worden in een tijdelijke locatie.
Personeel
Voor sommige vakken is het lastig om gekwalificeerd personeel te krijgen. Vandaar dat er ingezet wordt op scholing voor een tweede bevoegdheid. De extra inzet in scholingsuren zal na afronding van de studie weer beschikbare formatie vormen. Verder is de vervanging bij ziekte een risico. Dit manifesteerde zich in dit covid-jaar nadrukkelijk. Om ziekte op te vangen werkt De Meerwaarde met een eigen flexpool. In de flexpool zitten personeelsleden met een 0-urencontract die snel en flexibel worden ingezet bij ziekte. Daarnaast wordt er geïnvesteerd in preventiegesprekken.
De begroting is mede gebaseerd op een betekenisvolle interventie in de formatie. Per 1/8/22 dienen de personeelskosten (of alternatieve kosten of opbrengsten) bij ongewijzigde bekostiging vanuit het Rijk te zijn verminderd met € 993.663,-; dat zijn ongeveer 12,4 FTE. Vanuit het risicoperspectief kan worden gesteld dat de bezuinigingsmaatregelen om diverse redenen mogelijk niet kunnen worden gerealiseerd.
Huisvesting
De nieuwbouw van het Techniekcentrum en realisatie van de Huiskamer zijn inmiddels zodanig ver gevorderd dat de daarmee samenhangende risico’s zijn verdwenen. De verbouwactiviteiten in het bestaande onderwijsgebouw duren nog tot de zomer en daar richt de sturing op de verbouwingsrisico’s zich nu nog op.
De nieuwbouw van het Techniekcentrum en realisatie van de Huiskamer zijn inmiddels zodanig ver gevorderd dat de daarmee samenhangende risico’s zijn verdwenen. De verbouwactiviteiten in het bestaande onderwijsgebouw duren nog tot de zomer en daar richt de sturing op de verbouwingsrisico’s zich nu nog op.
De uitbreidingen en aanpassingen in de huisvesting zijn van invloed op het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) voor de gebouwen en de technische installaties. Tegelijkertijd wordt de MJOP na de verbouwingen in zijn volledigheid opnieuw opgesteld volgens de “componentenmethode”; een door het ministerie aangewezen methode die bepaalt hoe de MJOP dient te worden opgesteld en waaruit volgt wat de hoogte van de jaarlijkse dotatie aan de onderhoudsvoorziening wordt.
Sterk Techniekonderwijs
De subsidiëring vanuit het programma Sterk Techniek Onderwijs (STO) brengt nieuwe kosten in de organisatie met zich mee die in de loop der jaren tot de vaste kosten van de organisatie kunnen gaan leiden. Dit terwijl de STO gelden niet als structurele financiering zijn benoemd. In 2021 werd door het kabinet bekend gemaakt, dat STO blijvend wordt voortgezet. Wij verwachten dat het kabinet dit jaar verdere duidelijkheid geeft over de hoogte en wijze van de STO gelden.
De subsidiëring vanuit het programma Sterk Techniek Onderwijs (STO) brengt nieuwe kosten in de organisatie met zich mee die in de loop der jaren tot de vaste kosten van de organisatie kunnen gaan leiden. Dit terwijl de STO gelden niet als structurele financiering zijn benoemd. In 2021 werd door het kabinet bekend gemaakt, dat STO blijvend wordt voortgezet. Wij verwachten dat het kabinet dit jaar verdere duidelijkheid geeft over de hoogte en wijze van de STO gelden.
Convenantsgelden
In december 2019 is door het kabinet besloten tot een éénmalig bijdrage die ingezet kan worden voor werkdrukvermindering. Deze regeling staat ook bekend als de “convenantsgelden”. De inzet van deze éénmalige extra middelen hebben we vanwege het éénmalige karakter niet ingezet voor structurele werkdrukvermindering. In de eerste plaats gaven de convenantsgelden ruimte om voor het schooljaar 20/21 sneller te kiezen voor het splitsen van klassen en deze in het schooljaar 21/22 te continueren, waar het in voorgaande jaren bij die specifieke leerlingaantallen gebruikelijk was te kiezen voor vollere klassen. Op deze wijze zijn met name in de bovenbouw een aantal relatief kleinere klassen ontstaan waar we niet toe zouden hebben besloten wanneer daar door de afwezigheid van de convenantsgelden geen ruimte voor was. Deze keuzen zijn net als de convenantsgelden voor een eenmalige periode.
In de tweede plaats zijn de gelden ingezet voor verlenging van de duur van de klassenverkleining. Om de gelden toch zoveel als mogelijk een duurzaam karakter te geven is ervoor gekozen om de inzet van deze gelden toe te voegen aan de klassenverkleining waarvoor de Sterk Techniekonderwijs impulsgelden ook mede zijn ingezet. De combinatie van deze twee niet structurele subsidies leiden ertoe, dat de klassenverkleining over een langere termijn kunnen worden bekostigd en daarmee een duurzamer karakter krijgt.
Afstemming Baten en Lasten
Vanuit de ambitie om de baten en lasten duurzaam met elkaar in evenwicht te brengen, is in de planvorming vastgelegd op welke wijze dat gaat plaatsvinden. Hierbij wordt mede de formatie zodanig verminderd dat op efficiëntere wijze de onderwijsdoelstellingen duurzaam kunnen worden gerealiseerd. De plannen die daarvoor zijn gemaakt, kennen een bandbreedte van onzekerheid of volledige realisatie tot stand komt. Deze onzekerheid is vertaald in een risicobedrag en opgenomen in het totale risicobedrag zoals onderstaand in het risicoprofiel is opgenomen.
Risicoprofiel
In 2021 is de vermogenspositie van De Meerwaarde opnieuw beoordeeld en uitgewerkt als onderdeel van de meerjarenbegroting. In de meerjarenbegroting zijn de onderdelen beschreven die vertaald kunnen worden in financiële risico’s en is een inschatting gemaakt van de kosten van deze risico’s die deze onderdelen met zich meebrengen. Er is aan de hand van de kapitalisatiefactor en de financiële kwantificering van de risico’s in kaart gebracht welke reserves we willen aanhouden en waarvoor. Op deze wijze is de financiële ruimte zichtbaar geworden die we kunnen inzetten om het onderwijs te optimaliseren.
Het totale risico voor De Meerwaarde wordt laag ingeschat. De benodigde buffercapaciteit voor rest risico’s is op grond van bovenstaande risicoanalyse vastgesteld op € 700.000,-
Interne risicobeheersings- en controlesysteem
De interne procedures zijn vastgelegd. Waar nodig worden deze bijgesteld om verbeteringen door te voeren. Daarnaast zijn proceseigenaren verantwoordelijk gesteld voor belangrijke processen binnen de organisatie. Alle relevante procedures worden op een eenduidige manier vastgelegd in processchema’s, die voor iedereen toegankelijk zijn. Belangrijke processen worden steeds meer gestandaardiseerd en gelogd via digitale workflows. Hierdoor worden processen gestandaardiseerd en wordt vastgesteld wie welke actie heeft ondernomen.
Aan het instrumentarium van het risicobeheersings- en controlesysteem zijn externe audits toegevoegd voor specifieke domeinen. In de eerste plaats betreft dat de audit in het kader van de AVG. Deze audit is afgestemd met de extern aangestelde Functionaris Gegevensbeheer en zal jaarlijks plaatsvinden; voor het eerst in het jaar 2020. Ten tweede wordt de ICT beveiliging minimaal tweejaarlijks ge-audit door een daarin gespecialiseerd bedrijf. En in de derde plaats wordt op het gebied van de fiscaliteit na afstemming een audit uitgevoerd door de accountant die is verbonden aan De Meerwaarde.
Treasurybeleid
Financiële instrumenten omvatten investeringen in aandelen en obligaties, handels- en overige vorderingen, geldmiddelen, leningen en overige financieringsverplichtingen, handelsschulden en overige te betalen posten. In de jaarrekening zijn de volgende categorieën financiële instrumenten opgenomen: verstrekte leningen en overige vorderingen en overige financiële verplichtingen. Financiële instrumenten omvatten ook in contracten besloten afgeleide financiële instrumenten (derivaten). De stichting heeft beleid geformuleerd dat gebruik van derivaten uitsluit. Er zijn geen effecten in portefeuille. Alle middelen staan op vrij opneembare (spaar)rekeningen.
In 2021 is gesproken met onze huisbankier om te bezien of de huidige middelen op de juiste manier zijn ondergebracht. Daaruit volgde dat het saldo op de rekeningen is verplaatst naar een schatkistbankierrekening; een benoemd en toegestaan financieel instrument uit het bestaande Treasurybeleid.
De ontwikkeling van de rentestand in 2021 is de aanleiding geweest om in te zetten op het financiële instrument “Schatkistbankieren”. Hierdoor betalen we géén negatieve rentekosten. Schatkistbankieren betekent dat de banktegoeden van De Meerwaarde niet meer bij de Rabobank worden ondergebracht, maar bij het Ministerie van Financiën. Het betalingsverkeer wordt onverminderd via de Rabobank afgewikkeld, maar tekorten of overschotten op de rekeningcourant- rekening bij de Rabobank worden geautomatiseerd verrekend met het banktegoed bij het ministerie.
Er is een liquiditeitsprognose voor de komende jaren opgesteld waaruit blijkt dat De Meerwaarde over voldoende liquiditeiten beschikt. Er is geen financieringsbehoefte voor de komende jaren voorzien.
Rest van het financiële hoofdstuk
De overige paragrafen uit dit hoofdstuk kunt u hieronder downloaden.